DOCUMENTOS MERCANTILES

Son los documentos que avalan la actividad comercial, es decir son el respaldo físico de las operaciones financieras.

IMPORTANCIA

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico

y disposiciones legales para la impresión y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las

diferentes operaciones mercantiles.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para:

• Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.
• Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.

Factura - ¿Qué es una factura?

Una factura es un documento de carácter mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un servicio determinado.

Es decir, es la traducción en forma de documento de una transacción mercantil realizada entre un vendedor y un comprador.

La factura representa el justificante de cualquier operación comercial. Sin una factura, la operación no es válida a efectos formales. Por tanto, aunque la operación se haya realizado de forma efectiva, no cumple con los requisitos para considerarse legal. Esto tiene una serie de consecuencias que analizaremos en apartados posteriores.

CARACTERISTICAS QUE DEBE CONTENER UNA FACTURA

• Lugar y fecha de emisión: En todas las facturas debe indicarse el lugar y la fecha en la que se emite. Habitualmente, se indica en el encabezamiento.
• Numeración de factura: Junto al lugar y la fecha, se ha de indicar la numeración de la factura. Esta numeración es cronológica en función de la facturación del emisor.
• Identificación de comprador y vendedor: debe identificarse al comprador y el vendedor. Habitualmente el emisor de la factura (es decir, el que la realiza) es el vendedor, aunque en ciertas ocasiones es el comprador (en los casos de auto-factura).
• Descripción de la operación: En el cuerpo de la factura, se realiza una breve descripción de la operación u operaciones que forman parte de la factura. Esta descripción suele constar de las unidades físicas que se venden de un producto o de las fechas en las que se prestan los servicios. Por ejemplo: venta de 4.000 tornillos o prestación de un curso de formación realizado durante los días 3 y 4 de febrero.
• Base imponible de la operación (o contraprestación sin impuestos): Junto a la descripción de la operación, se debe indicar la base imponible de cada una de las operaciones. La base imponible constituye, como norma general, la contraprestación sin incluir los impuestos indirectos, es decir, el impuesto sobre el valor añadido (IVA). Esta cantidad supone el ingreso para el vendedor.
• Impuestos indirectos que gravan la operación (IVA): Sobre el total de la base imponible obtenida en el apartado anterior, se calculan los impuestos indirectos que gravan la operación (el IVA). Esta cantidad no supone ningún ingreso para el vendedor, ya que es una cantidad que deberá ingresar a la Hacienda Pública. Si la operación queda exenta (es decir, no queda gravada por el IVA) se debe indicar expresamente el artículo que lo regula.
• Contraprestación total: La contraprestación total incluye la base imponible de la operación y los impuestos que la gravan. Esta es la cantidad que el comprador debe pagar al vendedor.
• Forma de pago: Aunque no sea un requisito indispensable, habitualmente se indica la forma de pago (al contado, por transferencia bancaria, etc), así como las fechas de vencimiento si el pago es a plazos.

Además es necesario destacar que, a raíz de la revolución tecnológica, la factura electrónica tiene la misma validez que la factura física. Es decir, la factura remitida por medios telemáticos es igual de válida que la factura “en papel” remitida por correo ordinario.

¿Por qué es necesario estar en posesión de la factura?

Como ya se ha comentado anteriormente, la factura es el medio justificativo de cualquier operación. Cuando una empresa se deduce un IVA soportado o contabiliza como ingreso una operación tiene que poseer las facturas, ya que es el único justificante válido ante una posible inspección de la Agencia Tributaria.

Una factura es un documento de índole comercial que indica la compraventa de un bien o servicio. Tiene validez legal y fiscal.

Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la operación.

Podemos decir que es una acreditación de una transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo.

Quién está obligado a hacer facturas

Todo empresario o autónomo están obligados a hacer facturas por la venta de bienes o servicios.

También están obligados en caso de anticipos, salvo cuando se trate de ventas intracomunitarias de bienes exentos.

Concretamente, todo empresario o autónomo están obligados a emitir factura en los siguientes supuestos:

• Cuando su cliente es otro empresario o autónomo.
• Cuando su cliente (un particular) lo solicita para fines tributarios.
• Para la exportación de bienes que están exentos de IVA (salvo en las tiendas libres de impuestos).
• Para operaciones intracomunitarias.
• Cuando su cliente sea la Administración pública o una persona jurídica que no sea empresario o autónomo (en el primer caso, se debe emitir una factura electrónica).
• Para la venta de bienes de montaje o instalación antes de ponerse a disposición en el territorio donde se aplica el impuesto.
• Para ventas que se realizan a distancia y ventas sujetas a impuestos especiales.

El emisor de la factura siempre debe guardar una copia y entregarle otra a su cliente.

Regulación de los contenidos obligatorios de una factura

Los contenidos de una plantilla de factura están prefijados por la normativa de facturación.

Estos contenidos son de obligado cumplimiento para todo aquel que ha de emitir una factura que justifique la compraventa de un bien o servicio.

La omisión de uno de sus contenidos obligatorios puede anular la validez frente a la Agencia Tributaria, que es el organismo supervisor para que se cumpla la normativa.

Obligación de emitir una factura

Emitir facturas tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la realización de la operación comercial.

Omitir la emisión de la factura puede significar un delito tributario, perseguido por las autoridades fiscales del país.

NOTA DE VENTA RISE

Las notas de venta son documentos emitidos y entregados exclusivamente por los contribuyente inscritos en el Régimen Impositivo Simplificado (RISE).

Estos documentos también reciben el nombre de comprobantes de venta simplificados, y la diferencia con las facturas es que no desglosan el valor del IVA.

¿Desde qué monto debo entregar las notas de venta?

Según el SRI, las notas de venta RISE deben emitirse y entregarse cuando las transacciones sean superiores a los 12 dólares. Si los montos son menores, al final de las operaciones del día se deberá emitir una nota de venta resumen por las transacciones menores o iguales a los 12 dólares por las que no se entregó el comprobante.

Sin embargo, y al igual que pasa con las facturas, si el cliente pide el comprobante se lo debe entregar independientemente del monto.

¿CÓMO LLENAR ESTOS COMPROBANTES DE VENTA?

Estos documentos pueden ser llenados de forma manual o por computadora, como más se te facilite. Sólo procura hacerlo correctamente y llenando todos los campos solicitados, como se muestra en las imágenes de los formatos de facturas y notas de venta.

Recuerda además, que debes llenar el original y la copia, pues esta última (copia) la conservas para realizar tus trámites de pago de impuestos.

La copia debe ser nítida e idéntica a la original, ya que de lo contrario no será válida.

PASOS PARA OBTENER FACTURAS O NOTAS DE VENTA IMPRESAS

El proceso es bastante sencillo y no toma mucho tiempo. Sólo recuerda ir a un establecimiento autorizado para su impresión. Los documentos falsificados (defraudación) son penalizados por las autoridades.

• Dirígete una de las imprentas autorizadas del SRI.
• Haz una solicitud de impresión de Factura o Notas de venta (éste último, si trabajas bajo el RISE).
• Entrega el documento con la información de tu RUC (tipo de contribuyente y régimen).
• Paga la cuota por el facturero o por las notas de venta.

Nada más. En mi caso, el facturero con 100 facturas me costó 16 dólares.

Si quieres un diseño específico para tus facturas, puedes llevar el esquema o la maqueta a la imprenta para que lo repliquen; caso contrario, te darán las facturas con un diseño básico.

TIQUETE DE MAQUINA REGISTRADORA

TICKET DE MAQUINA REGISTRADORA
Es un comprobante de pago que se emite en operaciones que se realizan con consumidores o usuarios finales sin embargo en algunas ocasiones los tickets son emitidos por contribuyentes, permitiendo de este modo formar parte del costo o del gasto para efectos tributarios.

USO

El ticket o cintas emitidas por máquinas registradoras deberán ser utilizadas en operaciones con consumidores finales y en las realizadas por los sujetos del Régimen Único Simplificado.

En operaciones que se realiza con consumidores finales. 

En operaciones realizadas por los sujetos del Régimen Único Simplificado. 

Solo podrán ser emitidos en moneda nacional. 

Permite ejercer el derecho al Crédito Fiscal, sustentar gasto o costo para efecto tributario o Crédito Deducible

Los no permiten ejercer el derecho al crédito fiscal, sustentar gasto o costo para efecto tributario o crédito deducible, salvo que cumpla con los requisitos del caso. 

IMPORTANCIA

Sustentarán gastos y/o costos para efectos tributarios cuando se identifique el comprador consignando su número de RUC y se emitan como mínimo en original y una copia los que se entregarán al comprador.

Permitirán ejercer el derecho al crédito fiscal cuando adicionalmente a los requisitos ya indicados se discriminen en el monto de los tributos o que gravan la operación.

GUIAS DE REMISION

Para estar al día con el SRI (Sistema de Rentas Internas), debemos conocer todos los conceptos que nos podrían afectar al no ponerlos en práctica. Uno de esos conceptos, es el de las “Guías de Remisión”.

“Documento con el fin de sustentar el traslado de mercaderías dentro de la nación. De esta forma habrá constancia de que es un traslado legal”

La función de este documento, es identificar actividades que se puedan estar realizando fuera del marco legal y además tener un control tributario, que garantiza que no se evadan los tributos.

Así que si usted es transportista, debe exigir a los comercios para poder trasladar mercancía, le sea entregado este certificado.

Según la Guía de Transportistas del SRI, se debe tomar en cuenta que este documento es legítimo y valido, además debe contener:

1. Información cierta.
2. Datos que concuerden con la mercadería que efectivamente se transporta.

Adicionalmente, el sistema aclara que la guía de remisión deberá ser emitida en dos casos puntuales.

1. Por el remitente de la mercadería dentro del territorio nacional, por cualquier motivo o destino, sea que el traslado se realice por medios propios o con la participación de terceros contratados para el efecto.
2. Por el transportista, cuando el remitente de la mercadería no esté obligado a emitir comprobantes de venta.

La Guía de Remisión, además es un importante aporte para los contadores, quienes tendrán a su disposición este material para llevar un inventario exacto, reflejando los egresos de almacenes con claridad, y además asentándolos en los libros.

¿Qué contiene la Guía de Remisión?

• Nombre comercial (si consta en el RUC).
• RUC del emisor.
• Razón Social del Emisor.
• Denominación.
• Dirección de la matriz y establecimiento emisor (cuando aplique).
• Numeración.
• Número de autorización (otorgado por el SRI).
• Fecha de autorización.
• Fecha de inicio de traslado.
• Fecha de terminación del traslado.
• Datos del comprobante de venta.
• Numero de declaración aduanera (si lo hay).
• Motivo del traslado.
• Dirección punto de partida.
• Dirección del destino.
• Identificación del destinatario.
• Identificación del transportista.
• Descripción de la mercadería.
• Fecha de caducidad.
• Destinatarios.

Además según sea el caso, deberá incluir:

• En caso de ser designado como Especial incluir: “CONTRIBUYENTE ESPECIAL No. Resolución: 1234”
• En caso de estar obligado a llevar contabilidad incluir: “OBLIGADO A LLEVAR CONTABILIDAD”
• En caso de ser Contribuyentes RISE incluir: “RISE o RÉGIMEN SIMPLIFICADO”
• La Identi­ficación del Remitente, debe ser llenada cuando la guía ha sido emitida por el transportista o destinatario

¿Siempre son requeridas las Guías de Remisión?

No, existen excepciones; por ejemplo:

• Cuando se realizan mudanzas de hogar.
• Cuando se trasladen bienes subyugados al régimen de tránsito aduanero (en este caso se aplicarán las normas respectivas)
• Cuando la transferencia de bienes se la realice de forma directa, es decir, del vendedor al comprador. En este caso, podrá utilizar una "Factura" o "Liquidación de Compras”, para sustentar lo que lleva.

Tome en cuenta siempre, que antes de realizar cualquier compra, venta o traslado, debe poseer los documentos establecidos legalmente que comprueban que la mercadería no es ilegal.

Recuerde que la Facturación Electrónica, sistema propuesto por el SRI, le facilitará el proceso; dado que le mostrará una serie de opciones que aplicaran en determinados momentos, así usted conocerá de qué se trata y podrá cumplir con la ley.

¿Qué es una Letra de Cambio?

Una letra de cambio es un documento mercantil que tiene como objetivo la realización de una transacción comercial. Para ello es necesario que intervengan tres figuras en la operación.

Una letra de cambio implica una obligación de pago de una determinada cantidad de dinero en un plazo preestablecido.

Una de las mayores ventajas que tiene una letra de cambio es que se puede endosar a un tercero, es decir, el tenedor de la letra podrá transferir su derecho de cobro a un tercero por endoso y obtener así liquidez de forma inmediata o en el corto plazo.

¿Qué figuras intervienen en una letra de cambio?

En una letra de cambio deben figurar al menos tres intervinientes, aunque pueden existir otras figuras en función de como vaya transcurriendo la transacción como el avalista o el endosante.

Empecemos por los protagonistas:

— Librador: Es la persona física o jurídica que emite el documento oficial de pago en contra de otra, llamada librado. Es pues la acreedora de la deuda y la que establece la obligatoriedad de pago sobre el deudor (librado).

— Librado: Es el deudor oficial, la persona obligada a pagar el importe de la letra en su vencimiento. Por lo general el librado debe aceptar la orden de pago emitida por el librador y figurar dicho acto en el documento convirtiéndose en aceptante. Si esta aceptación sobre la letra no ocurriese,  no estaría obligado al pago de la misma. ¿Qué hacer entonces i llegado el momento el librado no paga? El beneficiario de la letra podrá reclamar el pago al librador.

— Tomador/Tenedor: Es el beneficiario de la letra de cambio. La persona que recibirá el pago a su vencimiento. Puede coincidir con el librador o no, esto dependerá de si la letra ha sido endosada a lo largo de su vida útil. De ser así, tendríamos que incluir entonces a más participantes que veremos a continuación:

— Endosante: Es la persona que tiene la letra en su poder pero por necesidades de liquidez, decide transmitirla a un tercero incluyendo en este traspaso todos sus derechos y obligaciones

— Endosatario: Es aquel que recibe la letra. Sería el nuevo tomador o beneficiario de la misma. Puede ser una persona física o jurídica (es común que sea una entidad financiera).

— Avalista: Si queremos darle mayor credibilidad y fuerza al documento, puede existir la figura del avalista que es el que que garantizará el pago de la operación si fuese necesario a través de su firma en el documento. Puede haber varios avales sobre la misma letra y solo estárán obligados al pago si la letra está aceptada. Si se da el caso de que sea el avalista el que tenga que hacer frente al pago del efecto, podrá posteriormente emprender acciones legales por vía judicial contra el deudor o librado.

¿En qué consiste el Endoso de una Letra de Cambio?

Como comentamos anteriormente, una letra de cambio puede ser endosada. Esto quiere decir que el librador (acreedor de la deuda), puede transmitir los derechos de cobro a una tercera persona que por lo general suele ser un banco o entidad financiera.

¿Cuál es la finalidad del endoso?

Obtener un adelanto del pago o descuento.

La forma de realizarlo es muy parecida a lo que se hace con el descuento de pagarés.

El nuevo beneficiario será conocido como endosatario y podrá volver a endosar el documento a otra tercera persona y así sucesivamente, es decir, la letra de cambio permite hacer endosos de forma indefinida sin límite en el número de participantes.

Excepción

En el caso de que la letra incluya la cláusula de «No endosable» no se podrá transmitir de ninguna manera.

El endosante, excepto si alguna cláusula indica lo contrario, asume la responsabilidad de pago frente a los posteriores tenedores de la letra. También tendrá el derecho de prohibir futuros endosos.

¿Cuáles son las principales diferencias y similitudes entre una letra de cambio y un pagaré?

Entre una letra de cambio y un pagaré existen muchas similitudes pero también importantes diferencias.

Coincidencias:

— Ambos documentos comparten la obligatoriedad de hacer frente al pago de una deuda cuando finalice el plazo prefijado.

Diferencias:

— Con un pagaré, es el deudor el que extiende el documento, reconociendo en primera persona la adquisición de una deuda con un tercero. En una letra de cambio será el acreedor el que realice dicha acción (librador) imponiendo así la obligación de pago sobre otro (librado).

— El pagaré solo tiene dos intervinieres, en una letra de cambio, tres serán como mínimo las figuras que participen en la operación (librador, librado, tomador)

— En una letra de cambio no existen intereses. Esto quiere decir que una vez vencida la deuda, el deudor pagará la cantidad que se especifica en el título. En un pagaré, a dicha cantidad se le aplicará un tipo de interés.

PAGARE

Un pagaré es un documento contable que contiene la promesa incondicional de una persona (denominada suscriptora o deudor), de que pagará a una segunda persona (llamada beneficiario o acreedor), una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaración de obligaciones: «debo y pagaré».¹​ La diferencia entre la letra y el pagaré es que el pagaré es emitido por el mismo que contrae el préstamo.

Antecedentes[editar]

El pagaré como una forma de eludir la prohibición de estipular, que la Iglesia repudiaba. De tal forma, como originalmente el título de cambio era expresión del contrato de cambio trayecticio que se contiene en la cambial y el derecho canónico prohíbe el pacto de intereses, se ideó la emisión de un título análogo al cambiario en el cual la obligación de pagar los intereses se ocultara bajo la apariencia de una deuda comercial o un préstamo, sin que, de otro lado, tuviese que emitirse el título para pagar en una plaza diferente ni por orden de tercera persona.²​

Características[editar]

Al ser un instrumento de pago formal, el pagaré debe poseer ciertos requisitos llamados de validez a la persona debida.

Mención de ser pagaré[editar]

Se debe indicar que el instrumento es un "pagaré" —o de otra forma— deberá contener este término dentro del texto del documento, siendo expresado en el idioma que se firme el convenio de pago. Al ser impreso el documento, el título del pagaré debe ser escrito totalmente en el mismo idioma del país donde se suscribe. Este requisito es imprescindible

Promesa incondicional de pago[editar]

El pagaré, a diferencia de la letra de cambio, posee una promesa incondicional de pagar una suma de dinero y sus respectivos intereses en moneda nacional o su equivalente internacional. La suma se debe expresar en número(s) y en letras, como también el tipo de moneda en que se efectuará el pago. Si se paga en moneda extranjera, se debe indicar el tipo de cambio o equivalencia entre las monedas, que deberá tenerse en cuenta a su vencimiento. Este requisito es lo que lo distingue de los otros títulos de crédito.

Es de destacar que ni la ley ni la jurisprudencia exigen que la promesa incondicional de pago sea expresa, sino que simplemente basta que la promesa de pago no contenga condición alguna. Ejemplos:

• (Incorrecto): Debo y pagaré a "X" la cantidad de "X" siempre y cuando se den las siguientes condiciones...

• (Correcto): Debo y pagaré a "X" la cantidad de "X"...

De igual forma, si así lo desea el suscriptor, es factible incluir expresamente en la literalidad del pagaré la promesa incondicional de pago, ejemplo:

• Debo y pagaré incondicionalmente por este Pagaré a la orden de "X" la cantidad de "X"...

Nombre del beneficiario[editar]

Es imprescindible identificar a la persona a quien debe hacerse efectivo el pagaré. Puede ser a favor de una persona natural o persona jurídica. En este último caso se trataría de una denominada "razón social" o sociedad comercial.

Fecha de vencimiento[editar]

La fecha de vencimiento corresponde al día en que el título deberá ser pagado. El vencimiento debe ser una fecha posterior a la fecha en que se suscribe. El pagaré debe indicar el lugar en que se debe presentar el documento para su propio pago.

Fecha y lugar en que se suscribe[editar]

El pagaré debe contener la fecha en que ha sido creado. Es imprescindible para su relación con la fecha de vencimiento (determinando el plazo); y además para respetar los tiempos en que corresponde aplicar (cuando la ley lo disponga) el sellado o timbrado correspondiente. Hay varios tiempos de vencimiento los cuales son:

1. a la vista: aquí el pagaré vencerá en el momento de su presentación al pago que debe realizarse dentro del año siguiente a la fecha de su emisión.
2. a cierto tiempo vista: en este tipo de vencimiento el plazo indicado debe de contarse desde la fecha del visto.
3. a cierto tiempo fecha: indica que el pagaré vence el día que se cumpla el plazo que se señaló, contando desde el día de la emisión del pagaré.
4. a día fijo: este nos indica que vence el día que está señalado.

Firma del suscriptor[editar]

si se exige el nombre del suscriptor, sino solamente su firma, y no admite otro medio para sustituirla, sino la firma de otra persona, que suscriba a ruego o en nombre del girador. No se admitirá el uso de marcas o huellas digitales. La firma es indispensable y lógicamente torna nulo al título su falta, ha de considerarse que no podrá ser suplantada por la impresión digital.

Satisfacción de los requisitos de eficacia[editar]

La ley y la jurisprudencia mexicana le conceden al legítimo tenedor de un título de crédito, como lo es el pagaré, el derecho a llenar los requisitos de eficacia que habían sido omitidos o dejados en blanco al momento de haberse suscrito el referido documento.³​ No obstante, la jurisprudencia no ha sido muy clara respecto a que se debe entender por requisitos de eficacia, toda vez que hay tesis que señalan que estos son todos los anteriormente enumerados⁴​ mientras que otras tesis más recientes hacen distinción de requisitos de existencia y de eficacia, sin embargo no se aclara qué se debe entender por cada una.⁵​

Transmisibilidad

El pagaré será transmisible por endoso, que será total, puro y simple, es decir, no será transmisible el endoso por una parte del pagaré ni aquel que incluya condiciones.

CHEQUE

Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

El cheque es un título de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.

Requisitos[editar]

El cheque sólo puede ser expedido cuando se reúnan los requisitos siguientes:

• La institución de crédito celebrará un contrato con el librador: Los bancos reciben de sus clientes dinero que se obligan a devolver a la vista, cuando el cliente lo requiera. Para documentar las órdenes de pago de los clientes se utilizan los cheques.

Por el contrato de cheque, en consecuencia, el banco que se obliga a recibir dinero de su cuenta-habiente, a mantener el saldo de la cuenta a disposición de este, y a pagar los cheques que el cliente libre con cargo al saldo de la cuenta. A la cuenta de cheques se le denomina en la práctica bancaria “cuenta corriente de cheques”, porque el cuenta-habiente hace entregas que se le abonan y libra cheques que se le cargan al ser pagados; por lo que la cuenta tiene una secuencia indefinida.

La cuenta de cheques es un presupuesto de la normalidad, no de la esencia del cheque. Puede una persona librar cheques y no tener la cuenta y el tenedor podrá ejercitar las acciones correspondientes contra los obligados, e incluso el librador recibirá una sanción. Y si el banco se negare a pagar un cheque sin causa justa, a no ser que esté indispuesto u obrando, infringiendo sus obligaciones derivadas del contrato de cheque, también deberá pagar al librador una pena por el cheque desatendido.

• Los fondos disponibles: La existencia de fondos disponibles es también un presupuesto de la regularidad del cheque; presupuesto cuya existencia no influye sobre la eficacia del título, y cuya ausencia es sancionada también.

• Que el librador haya sido autorizado por el librado para expedir cheques a cargo de la cuenta del librador. HASTA AQUI 10-08-2021.

Tipos de Cheques

Los cheques pueden ser de muchas clases, entre pt, nominativo, a la shet o al portador. En el primer caso, solo puede cobrarlo la persona indicada en el cheque (sea esta física o jurídica). En el segundo caso, puede ser cobrado por el beneficiario indicado, sin embargo, este puede entregarlo en pago a otra persona, para lo cual debe escribir su firma en el dorso del cheque -este acto se denomina endoso-. En este caso, cualquier persona puede cobrarlo como si fuera al portador. Y en el último caso, lo puede cobrar cualquier persona que sea portadora del mismo. En algunos países la legislación contempla únicamente cheques nominativos, es decir que son emitidos a nombre o a favor siempre de una persona específica.

La cantidad a pagar se escribe dos veces (una en números y otra en letras) para mayor seguridad, y en los dos casos se rodea con símbolos (por ejemplo #50,00# € en vez de 50,00 €) para que no se puedan añadir cifras adicionales (y cobrar 950,00€, por ejemplo). Para imposibilitar todavía más el cambio de cifras se pueden tapar con celo adhesivo.

Hay cheques que tienen límites de hasta cuanto tiempo se da para ser cobrado; dígase, 180 días.

• Cheque cruzado. el dinero deberá ser cobrado a través de una entidad bancaria que intermedie en el proceso, y no se podrá retirar en efectivo salvo que esta entidad bancaria de la cual es cliente el cobrador sea la misma que libra el cheque.

Insertando la cláusula “para abono en cuenta” produce la consecuencia de que no puede ser cobrado en efectivo, sino que deberá ser abonado en la cuenta del portador.

• Cheque certificado / conformado. El librado exige al librador que lo certifique haciendo constar que tiene en su poder fondos suficientes para cubrir el cheque. Se realiza con palabras como “acepto” “clavo visto” o “bueno” escritas por el banco que emitió el cheque y firmada por el librador. En la República Argentina (Arts. 48 y 49 de la Ley 24.452) el cheque certificado permite "resguardar" y poner en disponibilidad la cierta cantidad de dinero (determinanda en el mismo título) de vicisitudes que tengan que ver con la persona del librador (muerte, incapacidad) su solvencia (quiebra) o medidas cautelares (embargos o inhibiciones). El plazo de duración de la certificación es de 5 dias hábiles bancarios, vencidos los cuales el banco girado retrotrae los fondos a la cuenta corriente del titular.

La certificación del cheque transmite la propiedad de la provisión a la orden del tenedor y produce el descargo del librador. Desde el momento en que ha sido certificado un cheque, la provisión correspondiente queda bajo la responsabilidad del librado, quien deberá retirarla de la cuenta del librador y mantenerla en una cuenta del pasivo con el título de "Cheques Certificados" u otro título apropiado. El Banco que ha certificado un cheque asume la obligación de pagarlo.

• Cheque de caja o Cheque de Gerencia. Es un cheque expedido por una institución de crédito a sus propias dependencias. Representa una garantía y no suele tener fecha de caducidad. En la práctica funciona como dinero líquido, ya que el valor se retira de la cuenta del pagador en la fecha de expedición en lugar de la de cobro y el librador es el director de la oficina bancaria. En España y otros países se le denomina cheque bancario, impropiamente ya que todos los cheques son de algún modo bancarios y suele provocar ambigüedades y errores. En Chile este tipo de cheque es conocido como Vale Vista o Vale a la Vista.

• Cheques de viajero. Son los expedidos por instituciones de crédito a su propio cargo y son pagaderos por otro de sus establecimientos dentro del país o en el extranjero. Se suelen llamar "traveller's check", conforme su forma en inglés.
• Cheque cancelatorio. Según la ley de Antievasión fiscal de la República Argentina, todos los pagos superiores a $1000 se debían realizar por cualquier otro medio que no sea directamente en efectivo. Ante esta situación, se crea la figura jurídica del cheque cancelatorio para que todas las personas que no posean cuentas corrientes y no dispongan del pacto de cheques para emitirlos, puedan realizar sus pagos por este medio bancario, recurriendo a una entidad financiera o un banco ahí adquiriendo este medio de pago. A diferencia del cheque de pago diferido, este tipo de cheques tiene efecto pro-soluvo (no como los otros que son prosolvente -al momento de presentarlo al cobro-), sino que con el solo hecho de recibir el cheque es suficiente.
• Cheque de pago diferido. Es una orden de pago que se libra contra un banco en el cual el librador, a la fecha de presentación estipulada en el cheque, debe tener fondos suficientes depositados a su orden en la cuenta corriente bancaria.

Orden de compra - ¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra (también conocida como pedido de compra o nota de pedido) es un documento emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor.

Es muy habitual enviar órdenes de compra a tus proveedores. Para saber más sobre qué es un proveedor, puedes leer esta entrada en nuestro diccionario contable.

Una orden de compra detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, precio y condiciones de pago, y forma de entrega. El vendedor deberá conservar el documento original y el comprador el duplicado.

Es útil para el comprador para saber el tipo y la cantidad del gasto, y para el vendedor para poder preparar el pedido y hacer facturas en caso de aceptar el pedido. Cuando el proveedor acepta dicha orden de compra, existe inmediatamente un contrato entre las dos partes.

Contenido de la orden de compra

Las diferentes partes de la orden de compra se detallan a continuación:

• Datos de contacto y dirección del comprador (emisor de la orden de compra)
• Datos de contacto y dirección del proveedor
• Fecha y lugar de emisión del pedido
• Nombre, cantidad, precio y descripción de los productos que se van a comprar
• Términos de pago (modo de pago) y de entrega del pedido (cuándo y cómo se recibirá el producto)
• Coste total del pedido y costes de envío
• Firma autorizada

Importancia de la orden de compra

Entre los pros para utilizar órdenes de compra, los más importantes son;

• Certeza; ambas partes quedan protegidas en caso de que el proveedor no cumpla con su parte enviando los productos ordenados, o que el comprador no pague la cantidad establecida.
• Optimización; agiliza la gestión del inventario y el control de las finanzas.
• Envío más rápido y eficiente; la orden de compra precisa la fecha de envío en la que el comprador recibirá el pedido, adecuándose así a sus necesidades.

Comprobantes de Ingresos y Egresos

Los Comprobantes de Ingreso y Comprobantes de Egreso son documentos que elabora el encargado de administración, en donde se registran todas las operaciones que originan movimientos de dinero y valores, alimentan directamente a la contabilidad.

Ejemplos:

• Al pagar la compra de materiales se debe hacer un CE;

• Al recibirse dinero de una cuota social o de un subsidio debe elaborarse un CI;

• Al ingresar el dinero de una venta se hace un CI;

• Al entregar dinero para un viaje se hace un CE

Los comprobantes de ingresos son documentos que se usan para registrar las entradas de dinero de una empresa, tales como:

• Créditos recibidos

• Ventas

• Cuotas sociales

• Aportes de capital

• Subsidios, etc.

Los comprobantes de ingreso deben ser numerados y detallar en forma clara y precisa el origen del ingreso. Deben tener además la fecha y estar firmados por el Administrador y el Presidente de la Organización, como forma de control.

Los comprobantes de egreso son documentos que se usan para registrar las salidas de dinero de la organización, como ser:

• Compras de materiales e insumos

• Pagos

• Cobranzas

• Créditos

• Reparaciones

• Pago de sueldos u honorarios

• Viáticos, etc.

Todo egreso de dinero debe estar respaldado por una boleta, factura o recibo.

Los comprobantes de egreso deberán ser numerados y con la firma de quien recibe el dinero. Deben tener además la fecha y estar firmado por el Administrador y el Presidente, quienes autorizan y aprueban la salida de dinero.

Para facilitar el registro y control de los comprobantes se propone un formato que incluye los dos tipos de movimientos, es decir ingresos y egresos el cual llamaremos Comprobante Único Contable, debiendo confeccionarse en original y una copia.

Una vez elaborado, aprobado y autorizado el comprobante único contable se archiva junto con la boleta, factura o guía correspondiente, que sirve de respaldo. Al inicio de cada mes deben ser enviados al contador para su registro en la contabilidad.

ORDEN DE REQUISICION DE MATERIALES

Una requisición de material es una solicitud exigida por el almacenista o encargado de bodega, para realizar la entrega de un material que solicitado a través de una orden de trabajo para la ejecución de una tarea.

Las requisiciones de material se generan de manera automática al agregar un recurso tipo inventario en una orden de trabajo (ver apartado “Cómo realizar movimientos de salida”) Así que, una vez realizada la petición de material en una orden de trabajo, se genera la requisición de material que deber ser validada por el almacenista desde la pestaña de “Requisiciones de material”.

Finalmente, luego de la validación el almacenista debe realizar la salida del material en la pestaña de “Salidas” para que se descuente el valor en las existencias del almacén (haciendo referencia a tipo de salida por OT, para que el sistema muestre todos los artículos solicitados a través de dicha requisición de material).

REQUISICIÓN DE COMPRA

Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye:

• Numero de requisición
• Nombre del departamento o persona que solicita
• Cantidad de artículos solicitados
• Identificación del número de catálogo
• Descripción del artículo
• Precio unitario
• Precio total
• Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
• Costo total de requisición
• Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
• Firma autorizada.

 REQUISICION DE PERSONAL

Una requisición de personal, según Mondy R. y Noé R., se define como: Un documento que especifica el título del puesto, el departamento solicitante, la fecha en que se necesita que se presen- te el empleado al trabajo y otros detalles. ... Naturalmente, este documento sur- ge de la necesidad de cubrir vacantes.

El gerente de personal o de Talento humano pondrá en conocimiento el requerimiento y dispondrá al departamento de Talento Humano las Formas de Contratacion.